SOP PERMOHONAN INFORMASI PUBLIK

UU No. 14/2008 dan Peraturan Komisi Informasi No. 1/2021

Alur Permohonan Informasi

Pemohon Mengajukan Permintaan

→

PPID Menerima & Verifikasi

→

Proses Pengecekan

→

Tanggapan Resmi

Pemohon Membuat Permohonan

Format: Tertulis (surat/email/formulir online)
Isi Permohonan:
- Nama, alamat, kontak pemohon
- Rincian informasi yang diminta (spesifik)
- Tujuan permohonan (sesuai UU KIP)
- Cara memperoleh informasi
Pengajuan: Online via email PPID atau portal SLIP, atau offline via surat fisik

PPID Menerima dan Mencatat Permohonan

Verifikasi kelengkapan permohonan
Memberi tanda terima/nomor registrasi
Mencatat dalam buku arsip permohonan

PPID Memproses Permohonan

Tim PPID mengecek ketersediaan informasi
Klasifikasi informasi:
- Informasi terbuka: Langsung diproses
- Informasi dikecualikan: Beri penolakan dengan alasan hukum
- Informasi rahasia sementara: Konsultasi dengan atasan

PPID Memberi Tanggapan

Waktu respon: Maksimal 10 hari kerja
Jika disetujui:
- Berikan informasi sesuai permintaan
- Biaya penggandaan diberitahukan
Jika ditolak:
- Beri surat penolakan resmi
- Informasikan hak keberatan

Jika Pemohon Keberatan

Ajukan keberatan tertulis dalam 30 hari kerja
Komisi Informasi akan memediasi dalam 30 hari
Banding ke PTUN jika tidak puas

Catatan Penting

Badan publik wajib memiliki PPID dan SOP yang jelas
Tidak ada biaya untuk permohonan (kecuali penggandaan)
Pelanggaran SOP bisa dilapor ke Komisi Informasi atau Ombudsman

Template Surat Permohonan

        Kepada: PPID [Nama Badan Publik]
        Dari: [Nama Pemohon], [Alamat], [Kontak]

        Saya bermohon informasi tentang:
        1. [Detail informasi]
        2. Tujuan: [Penelitian/pengawasan publik/dll.]
        3. Cara memperoleh: [Salinan/akses langsung]

        Hormat saya,
        [Nama & Tanda Tangan]

*Salin template ini dan sesuaikan dengan kebutuhan Anda

SOP UJI KONSEKUENSI

Prosedur evaluasi dampak pembukaan informasi terhadap kepentingan publik

UU No. 14/2008 dan Peraturan Komisi Informasi No. 1/2021

Alur Uji Konsekuensi

Identifikasi Informasi

→

Analisis Dampak

→

Pengambilan Keputusan

→

Dokumentasi

Identifikasi Informasi

Menentukan jenis informasi yang memerlukan uji konsekuensi
Kriteria informasi:
- Berkaitan dengan hajat hidup orang banyak
- Memiliki potensi konflik kepentingan
- Menyangkut kerahasiaan negara/perorangan
Pembentukan tim penilai oleh PPID

Analisis Dampak

Parameter penilaian:
- Dampak terhadap keamanan nasional
- Kepentingan ekonomi negara
- Hak privasi individu
- Kepentingan umum
Metode analisis:
- Studi komparatif dengan kasus sejenis
- Konsultasi dengan pemangku kepentingan
- Simulasi dampak pembukaan informasi

Pengambilan Keputusan

Klasifikasi hasil:
- Boleh dibuka sepenuhnya
- Boleh dibuka dengan redaksi
- Tidak boleh dibuka
Rapat pleno tim penilai
Persetujuan pejabat berwenang
Pembuatan berita acara keputusan

Dokumentasi

Pencatatan dalam sistem informasi PPID
Arsip dokumen pendukung analisis
Pelaporan ke Komisi Informasi (jika diperlukan)
Masa retensi dokumen minimum 5 tahun

Ketentuan Penting

Waktu penyelesaian maksimal 14 hari kerja sejak permohonan diterima
Tim penilai minimal terdiri dari 3 orang dengan kompetensi relevan
Keputusan harus disertai pertimbangan hukum yang jelas
Pemohon dapat mengajukan keberatan ke Komisi Informasi

SOP Daftar Informasi Publik (DIP)

Prosedur penetapan dan pemutakhiran informasi yang wajib disediakan badan publik

UU No. 14/2008 dan Peraturan Komisi Informasi No. 1/2021

Alur Penyusunan DIP

Inventarisasi Informasi

→

Klasifikasi

→

Pengajuan DIP

→

Pemutakhiran

Inventarisasi Informasi

Tim PPID mengumpulkan semua informasi yang dihasilkan/dikelola
Scope:
- Informasi wajib diumumkan berkala (Pasal 9 UU KIP)
- Informasi tersedia setiap saat (Pasal 10 UU KIP)
- Informasi dikecualikan (Pasal 17 UU KIP)
Menggunakan Formulir Inventarisasi DIP (terlampir)

Klasifikasi Informasi

Kategori:
- Informasi Terbuka: Dapat diakses publik
- Informasi Terbatas: Butuh uji konsekuensi
- Informasi Tertutup: Dikecualikan sesuai hukum
Melampirkan legal opinion untuk informasi dikecualikan

Pengajuan dan Validasi

Penyusunan draft DIP oleh PPID
Proses validasi:
- Konsultasi dengan unit kerja terkait
- Review oleh aspek hukum
- Persetujuan pimpinan instansi
Waktu proses: Maksimal 20 hari kerja

Pemutakhiran Berkala

Frekuensi:
- Update minimal 1 kali/tahun (untuk informasi rutin)
- Update real-time (untuk informasi ad-hoc)
Mekanisme:
- Evaluasi permintaan masyarakat
- Perubahan regulasi
- Kebutuhan mendesak
Pemberitahuan perubahan melalui website resmi

Ketentuan Khusus

Format DIP wajib memuat:
- Nama informasi
- Penanggung jawab
- Bentuk informasi (dokumen/video/dataset)
- Jangka waktu penyimpanan
DIP harus diunggah di website instansi dan disampaikan ke Komisi Informasi
Sanksi administratif berlaku jika tidak memenuhi ketentuan (Pasal 55 UU KIP)

SOP Pendokumentasian Informasi Publik

Prosedur standar pengelolaan arsip informasi publik yang transparan dan akuntabel

PP No. 61/2010 tentang Pelaksanaan UU KIP

Alur Pendokumentasian

Penerimaan

→

Klasifikasi

→

Penyimpanan

→

Retensi

Penerimaan dan Registrasi

Verifikasi kelengkapan dokumen:
- Surat pengantar (jika ada)
- Metadata dokumen (judul, penanggung jawab, tanggal)
- Status klasifikasi
Pemberian nomor registrasi dengan format: [KODEUNIT]/[TAHUN]/[NOMOR URUT]
Pencatatan dalam sistem arsip elektronik

Klasifikasi dan Indeks

Kategori dokumen:
- Publik: Bisa langsung diakses
- Terbatas: Butuh verifikasi
- Rahasia: Akses terkontrol
Pembuatan indeks:
- Kata kunci (keyword)
- Nomor klasifikasi
- Jangka waktu retensi

Penyimpanan dan Backup

Media penyimpanan:
- Elektronik (format PDF/A untuk dokumen)
- Fisik (arsip box berlabel)
Protokol keamanan:
- Enkripsi untuk dokumen sensitif
- Backup harian ke cloud/server cadangan
- Access control berdasarkan role
Pengecekan integritas data rutin (checksum)

Retensi dan Pemusnahan

Jadwal retensi mengikuti:
- Peraturan Arsip Nasional (ANRI)
- Kebijakan internal instansi
Prosedur pemusnahan:
- Pembuatan berita acara pemusnahan
- Penghapusan digital (secure deletion)
- Penghancuran fisik dengan sertifikat
Pengecualian untuk dokumen bernilai sejarah

Ketentuan Khusus

Format file standar:
- Dokumen: PDF/A (ISO 19005-1)
- Data: CSV/XML dengan metadata Dublin Core
- Gambar: TIFF/JPEG dengan resolusi minimal 300dpi
Masa simpan minimum:
- Informasi publik: 5 tahun
- Informasi strategis: 10 tahun
- Arsip vital: Permanent
Audit dokumen setiap 6 bulan